E-Rechnung-Pflicht 2027: Was gilt für Ihr Unternehmen?

Empfangen können und selbst ausstellen sind unterschiedliche Pflichten. Für den Empfang gibt es seit 2025 keine allgemeine Übergangsfrist; für die Ausstellung schon.

Die drei wichtigen Stichtage

Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller die allgemeine Übergangsregelung nutzen. Eine Papierrechnung ist in diesem Zeitraum weiterhin möglich. Für ein sonstiges elektronisches Format, beispielsweise ein gewöhnliches PDF, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Bei einem Vorjahresgesamtumsatz von genau 800.000 Euro greift noch die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027; die Grenze lautet „mehr als“, nicht „ab“ 800.000 Euro.

Sonderfall EDI

Ein EDI-Verfahren, das die neuen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht bereits erfüllt, kann im Rahmen der besonderen Übergangsregelung noch bis Ende 2027 genutzt werden. Die verkürzte Aussage „ab 2027 ausnahmslos nur XML“ wäre deshalb falsch. Auch bei erfüllter Strukturvorgabe muss der konkrete Austauschprozess stimmen.

Welche Umsätze sind betroffen?

Im Mittelpunkt steht der Rechnungsaustausch zwischen inländischen Unternehmern für unternehmerische Leistungen. Privatkunden werden dadurch nicht zu E-Rechnungsempfängern verpflichtet. Für grenzüberschreitende Sachverhalte, öffentliche Auftraggeber oder besondere Steuerfälle dürfen Sie die B2B-Zeitleiste nicht unbesehen übernehmen.

Diese Ausnahmen bleiben wichtig

• Kleinunternehmer: Sie sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen solche Rechnungen aber empfangen können.
• Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen bis 250 Euro brutto bestehen Erleichterungen; sie können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Fahrausweise: Auch hier gelten besondere Rechnungsvorschriften.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze: Insbesondere die in § 4 Nummer 8 bis 29 UStG genannten Fälle sind gesondert zu beurteilen.

„2028 für alle“ ist also nur eine Kurzform für das Ende der allgemeinen Übergangsfristen. Sie bedeutet nicht, dass alle bisherigen gesetzlichen Ausnahmen wegfallen. Lassen Sie Grenzfälle, etwa gemischte steuerpflichtige und steuerfreie Leistungen, fachlich prüfen.

Kein allgemeines staatliches Versandportal nötig

Für den deutschen B2B-Austausch schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen bestimmten Versandweg vor. E-Mail, eine elektronische Schnittstelle oder ein vereinbarter Download sind grundsätzlich möglich. Eine staatliche Vorabfreigabe jeder Rechnung ist nicht vorgesehen. Die Rechnung wird erstellt, ausgetauscht und aufbewahrt; steuerliche Kontrollen können nachgelagert erfolgen. Dieses Modell wird häufig als „Post-Audit“ bezeichnet.

Das ist nicht gleichbedeutend mit „keine Regeln“. Sie müssen den Empfang organisieren, die gesetzlichen Rechnungsangaben berücksichtigen und die Originaldaten aufbewahren. Bei Rechnungen an Behörden können eigene Portale, Leitweg-IDs und andere Einreichungsvorgaben gelten. Klären Sie diese mit dem jeweiligen Auftraggeber.

Eine Vorbereitung, die ohne Softwarewechsel beginnt

1. Eingang festlegen: Benennen Sie ein erreichbares Rechnungs-Postfach und eine Person für die tägliche Sichtung.
2. Originale erhalten: Legen Sie strukturierte Rechnungsdaten unverändert ab. Ein ausgedruckter Viewer-Bericht reicht dafür nicht.
3. Prüfablauf testen: Öffnen Sie eine echte Rechnung lokal und gleichen Sie Inhalt, Beträge und Bankverbindung ab. Besprechen Sie den Export mit Ihrer Buchhaltung.
4. Ausstellungstermin bestimmen: Prüfen Sie Vorjahresgesamtumsatz, Geschäftsbeziehungen und Ausnahmen. Fordern Sie vom Softwareanbieter eine passende Beispieldatei an.
5. Fehlerweg vereinbaren: Definieren Sie, wer beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung anfordert und wie sie mit der ursprünglichen verknüpft wird.

Frankreich: Kontext, kein deutscher Versandweg

Frankreich führt ein anderes Modell mit zugelassenen Plattformen ein. Seit dem 1. September 2026 müssen Unternehmen im Anwendungsbereich elektronische Rechnungen empfangen können; große und mittelgroße Unternehmen müssen sie auch ausstellen. Für kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen folgt die Ausstellungspflicht am 1. September 2027. Dazu kommen französische E-Reporting-Vorgaben. Diese Termine sind keine zusätzlichen deutschen Fristen.

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