Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist kein schwer lesbares PDF. Sie ist eine strukturierte XML-Rechnung, deren Felder Software eindeutig zuordnen kann.

Format, Datenmodell und Ansicht sind drei verschiedene Dinge

Die europäische Norm EN 16931 beschreibt, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthält und wie diese zusammenhängen. XRechnung konkretisiert dieses Datenmodell für Deutschland, insbesondere für öffentliche Auftraggeber. Die technischen Regeln werden von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreut. XRechnung kann in zwei XML-Syntaxen vorliegen: UBL oder UN/CEFACT CII.

Eine XML-Datei enthält benannte Felder anstelle eines gestalteten Briefbogens. Ein Viewer übersetzt diese Felder in eine lesbare Ansicht. Die Ansicht kann je nach Software anders aussehen, obwohl dieselben Rechnungsdaten zugrunde liegen. Die Dateiendung allein ist kein Nachweis: Nicht jede XML-Datei ist eine XRechnung.

Welche Angaben stehen in der Rechnung?

„BT“ steht für Business Term. Eine feste Feldnummer hilft dabei, denselben Inhalt in UBL und CII zu finden. Der Zahlbetrag ist ausdrücklich nicht immer gleich dem Bruttogesamtbetrag: Eine bereits geleistete Anzahlung kann den offenen Betrag verringern.

So öffnen Sie eine empfangene XRechnung

1. Original sichern. Bewahren Sie die erhaltene XML-Datei unverändert auf. Benennen Sie eine Datei nicht einfach in PDF um; dadurch ändert sich ihr Format nicht.
2. Lesbare Ansicht erzeugen. Wählen Sie die Datei im Klarbeleg-Reader aus. Für die Anzeige müssen Sie kein Konto eröffnen. Das Einlesen erfolgt lokal im Browser.
3. Inhalt prüfen. Vergleichen Sie Lieferant, Empfänger, Leistungen, Mengen und vereinbarte Preise mit Bestellung oder Vertrag. Kontrollieren Sie eine geänderte Bankverbindung über einen bekannten Kontaktweg.
4. Technisch nachprüfen. Auffällige Summen oder fehlende Angaben sind Anlass für eine Rückfrage. Für die vollständige technische Regelprüfung verwenden Sie den offiziellen KoSIT-Validator mit passender XRechnung-Konfiguration.
5. Geordnet ablegen. Eine PDF-Ansicht kann die interne Freigabe unterstützen. Sie ersetzt nicht die aufzubewahrenden strukturierten Daten.

Wann ist eine Leitweg-ID erforderlich?

Die Leitweg-ID dient der Zuordnung bei öffentlichen Rechnungsempfängern. Sie wird vom Auftraggeber mitgeteilt; der Lieferant sollte sie nicht selbst erfinden. In XRechnung steht sie in der Käuferreferenz BT-10. Ein Unternehmen kann XRechnung aber auch im B2B-Verkehr verwenden. Dann ist eine Käuferreferenz vorgesehen, jedoch nicht automatisch eine behördliche Leitweg-ID.

Was ein Reader nicht entscheiden kann

Ein Reader macht Daten sichtbar. Eine Plausibilitätsprüfung kann beispielsweise feststellen, dass die Summe der Nettopositionen nicht zum angegebenen Gesamtbetrag passt. Daraus folgt weder eine abschließende steuerliche Bewertung noch die Echtheit der Rechnung. Auch ein technisch fehlerfreies Dokument kann falsche Bankdaten oder eine nicht erbrachte Leistung enthalten.

Aktuell gilt XRechnung 3.0; laut KoSIT bleibt diese Version mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Für eine Rechnung aus einem anderen Zeitraum sollten Sie die passende Spezifikation und Validator-Konfiguration auswählen. Klarbeleg zeigt die deklarierte Profilkennung, wendet jedoch keinen vollständigen versionsspezifischen Regelsatz an.

Welche Alternativen gibt es?

Viewer sind keine neue Produktkategorie. Neben privaten Angeboten wie getzugferd.com gibt es einen E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung. Klarbeleg setzt auf eine lokale Ansicht mit begrenzten, nachvollziehbaren Prüfhinweisen. Für den Unterschied zum hybriden PDF-Format lesen Sie ZUGFeRD vs. XRechnung.