ZUGFeRD oder XRechnung: gleicher Zweck, andere Verpackung.

Beide können strukturierte Rechnungsdaten transportieren. Der sichtbare Unterschied: XRechnung ist XML; ZUGFeRD und Factur-X verbinden üblicherweise ein PDF mit eingebettetem XML.

Der Vergleich auf einen Blick

Was verbindet ZUGFeRD und Factur-X?

ZUGFeRD und das französische Factur-X sind aufeinander abgestimmte hybride Rechnungsformate. Das PDF ist für Menschen lesbar, der eingebettete XML-Datensatz für Software. Häufig heißt der Anhang factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Der Dateiname hilft bei der Suche, beweist aber weder Version noch Profil. Dafür muss die XML-Struktur gelesen werden.

In Klarbeleg wird beim Öffnen eines PDFs nach XML-Anhängen gesucht. Die angezeigten Beträge werden aus dem XML gelesen, nicht per Texterkennung aus dem PDF abgeschrieben. Sind mehrere Rechnungs-XMLs vorhanden, müssen Sie den gewünschten Anhang auswählen. Eine Prüfung der PDF/A-Eigenschaften findet nicht statt.

Nicht jedes Profil erfüllt dieselben Anforderungen

Die Bezeichnung „ZUGFeRD“ allein genügt nicht für eine rechtliche Einordnung. Nach den BMF-FAQ können insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 geeignete Formate sein; ausgenommen werden bei ZUGFeRD die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Solche reduzierten Profile enthalten nicht den vollständigen benötigten strukturierten Rechnungsinhalt.

Ein Reader kann eine Datei aus einem reduzierten Profil unter Umständen trotzdem teilweise anzeigen. Fehlende Positionen sind dann nicht bloß ein Darstellungsfehler. Prüfen Sie vor der Einführung eines Formats, welches Profil Ihre Software tatsächlich erstellt und was Ihre Geschäftspartner verarbeiten können.

Was gilt, wenn PDF und XML unterschiedliche Beträge zeigen?

Bei hybriden E-Rechnungen bilden nach den BMF-FAQ die strukturierten Daten den führenden Teil. Wenn die PDF-Ansicht einen anderen Zahlbetrag zeigt als die XML-Datei, ist das ein Grund zur Klärung mit dem Aussteller. Bezahlen Sie nicht einfach die optisch plausiblere Variante.

Klarbeleg vergleicht die PDF-Ansicht nicht automatisch mit der XML-Datei. Sie können die Original-PDF-Ansicht daneben öffnen und beide Darstellungen vergleichen. Besonders wichtig sind Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Steuersätze, Zahlbetrag und Kontoverbindung.

Welches Format sollten Sie wählen?

Sie stellen Rechnungen an eine Behörde

Fragen Sie nach den konkreten Vorgaben: zulässiges Format, Version, Leitweg-ID und Einreichungskanal. Ein gut lesbares PDF allein erfüllt eine verlangte XRechnung nicht. Auch ein ZUGFeRD-PDF wird nicht automatisch von jedem Portal angenommen.

Ihre Kunden sind andere Unternehmen

Entscheidend sind ein passendes strukturiertes Format, vollständige Angaben und ein funktionierender Prozess. XRechnung passt zu einem rein datenbasierten Ablauf. Ein hybrides Format kann helfen, wenn Teile Ihrer Organisation noch mit PDF-Ansichten arbeiten. Klären Sie die technische Verarbeitung mit Empfänger und Buchhaltung, statt nur nach der Dateiendung zu entscheiden.

Sie empfangen nur gelegentlich Rechnungen

Sie müssen sich beim Empfang nicht grundsätzlich auf eines der beiden Formate festlegen. Ein Viewer, der UBL und CII sowie PDF-Anhänge lesen kann, erleichtert die Sichtprüfung. Für die automatisierte Weiterverarbeitung und Archivierung benötigen Sie darüber hinaus einen abgestimmten Ablauf.

Drei häufige Missverständnisse

• „Ein PDF ist immer ZUGFeRD.“ Nein. Ohne passenden eingebetteten XML-Datensatz ist es in der Regel nur ein gewöhnliches PDF.
• „XML bedeutet XRechnung.“ Nein. XML ist eine allgemeine Auszeichnungssprache. Profil und Namensräume grenzen die Rechnungsart ein.
• „Ein grüner Bericht reicht für die Freigabe.“ Nein. Inhaltliche Richtigkeit, steuerliche Behandlung und Echtheit bleiben gesondert zu prüfen.

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