Fragen zur E-Rechnung. Klare Antworten.
Vom ersten XML-Anhang bis zur technischen Prüfung: So ordnen Sie Formate, Pflichten und die Grenzen dieses Readers ein.
Wie lese ich eine XRechnung?
Öffnen Sie die XML-Datei mit einem E-Rechnungsviewer. In Klarbeleg wählen Sie die Datei aus oder ziehen sie in das Lesefeld. Die Verarbeitung erfolgt im Browser. Sie sehen Absender, Empfänger, Positionen, Steuerbeträge und Zahlbetrag. Speichern Sie die ursprüngliche XML-Datei zusätzlich; eine gedruckte Ansicht ersetzt sie nicht.
Ist ein PDF bereits eine E-Rechnung?
Ein gewöhnliches PDF oder ein Scan enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und ist daher regelmäßig keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn. ZUGFeRD und Factur-X kombinieren hingegen eine PDF-Ansicht mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Entscheidend sind auch Version und Profil, nicht nur die Dateiendung.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang grundsätzlich aus. Die geordnete Aufbewahrung und die Prüfung der Rechnung müssen Sie zusätzlich organisieren.
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz. Bis einschließlich 800.000 Euro läuft sie bis Ende 2027 weiter. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Die Pflicht betrifft grundsätzlich inländische B2B-Umsätze; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Für gewöhnliche Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es keine allgemeine Leitweg-ID-Pflicht. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann eine Leitweg-ID als Käuferreferenz verlangt werden. Fragen Sie den Auftraggeber nach seiner Kennung und dem Einreichungsweg. XRechnung allein bedeutet nicht automatisch Behördenrechnung.
Werden meine Rechnungen hochgeladen?
Nein. Klarbeleg liest ausgewählte Dateien im Arbeitsspeicher Ihres Browsers. Auch XML-Anhänge aus PDFs werden lokal extrahiert. Rechnungsinhalte, Dateinamen und Kontodaten werden nicht an einen Prüfserver übermittelt. Hosting, optionale Reichweitenanalyse und die separat angebotene Warteliste sind davon zu unterscheiden; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Was bedeuten die Prüfhinweise?
Die 30 Checks suchen nach ausgewählten fehlenden Angaben, unplausiblen Summen und auffälligen Formaten. Sie ersetzen keine XSD- und Schematron-Validierung, keine steuerliche Prüfung und keine Prüfung der tatsächlichen Leistung. Ein unauffälliger Bericht bescheinigt keine Einhaltung aller Normen. Nutzen Sie für eine verbindliche technische Validierung den offiziellen KoSIT-Validator.
Warum findet das Tool in meinem PDF keine Rechnung?
Häufig handelt es sich um ein normales PDF ohne XML-Anhang. Möglich sind auch ein beschädigter, verschlüsselter oder nicht unterstützter Anhang. Bitten Sie den Absender um die ursprüngliche XRechnung-XML oder eine ZUGFeRD-/Factur-X-Datei mit eingebetteter XML. Klarbeleg führt keine OCR durch und rekonstruiert keine Rechnungsdaten aus einem Scan.
Kann ich die Rechnung als PDF oder CSV speichern?
Ja. Nach dem Einlesen startet „Prüfbericht drucken/PDF“ den Druckdialog Ihres Browsers. Dort können Sie „Als PDF speichern“ wählen. Der CSV-Export verwendet Semikolons, UTF-8 und Dezimalkommas. Die PDF-Ansicht ist kein neues ZUGFeRD-Dokument, der CSV-Export kein Ersatz für die strukturierte Originalrechnung.
Welche Grenzen hat Klarbeleg?
Unterstützt werden UBL Invoice/CreditNote und UN/CEFACT CII mit Namensraumversion 100, darunter aktuelle XRechnung und Factur-X/ZUGFeRD 2.x. XML-Dateien sind auf 5 MB, PDFs auf 25 MB und Rechnungen auf 2.000 Positionen begrenzt. ZUGFeRD 1.0, OCR, Signaturen, PDF/A-Prüfung und vollständige nationale Regelwerke werden nicht unterstützt. Nicht alle optionalen XML-Felder erscheinen in der Ansicht. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
Muss ich Rechnungen über ein staatliches Portal versenden?
Für den deutschen inländischen B2B-Rechnungsaustausch schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. E-Mail ist möglich. Eine staatliche Vorabfreigabe jeder Rechnung ist dafür nicht vorgesehen. Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene B2G-Anforderungen und gegebenenfalls vorgeschriebene Portale.
Kann eine Kanzlei mehrere Rechnungen gleichzeitig prüfen?
Der kostenlose Reader verarbeitet bewusst nur eine Rechnung auf einmal. Eine Batch-Prüfung für Steuerberater und Buchhalter ist noch nicht verfügbar. Die Warteliste erfasst Interesse an diesem Arbeitsablauf, sofern sie vom Betreiber freigeschaltet wurde; ein Eintrag ist weder eine Bestellung noch eine Zusage eines Liefertermins.
Stand: 19.09.2026 · BMF-FAQ · Offizieller KoSIT-Validator und XRechnung · Datenschutz